一般事務の仕事内容ってどんなことをするの?

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パソコンする女性

事務職のイメージというと、真っ白なオフィスでパソコンで書類を作成したり、ファイリングしたり、電話対応をしたり。

主にデスクワークで、それほど重労働でなく、それほど残業もなく。

給与もそれほど多くないけど、毎日決まった仕事で決まった時間で安定している感じがしますよね。

このイメージはたぶんテレビドラマとかの影響ですかね。

しかし、その実態は勤める会社によって大きく違い、実際に中に入って働いてみないとわからないのが実情です。

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一般事務の仕事内容

一般事務の主な仕事内容は、

・ パソコンでの書類作成

・ 書類のファイリング

・ 伝票整理

・ 備品の発注や管理

・ 書類や荷物の郵送や受け取り

・ 電話対応

・ 接客応対

など、事務というとデスクワークが主な仕事です。

ひとりでコツコツとやる仕事というよりも、みんなとコミュニケーションを取りながら他の人の仕事をサポートするという役割が強い職種ですね。

そして、デスクワークが主な仕事とはいえ、他の人の仕事のお手伝いもあったり、実はその他の雑用が多かったりします。

会社が小規模なところでは、お茶くみ、流しの掃除、お茶やお茶菓子の補充、トイレ掃除、ゴミ集め…などもあるかもしれません。

こういう雑用も別に仕事のうちで私も個人的にはかまわないのですが、掃除しない人に限って汚く使うんですよね。

シフト制で持ち回りでみんなでするのならいいのですが、事務員がひとりでとなるとちょっとつらいですよね…。

実際、私も事務職で働いてみて、一日中、机にいてイスに座っていることはほとんどありませんでした。

事務職で必ずする仕事

パソコンでの書類作成

事務職は、パソコンスキルは必須です。

エクセル(Excel)での書類作成の業務がある可能性は高いです。

事務の内容にもよりますが、簡単な表やグラフを作ったり、簡単な関数ができれば大丈夫かなと。

仕事内容によってこの辺はだいぶ違うので、エクセル(Excel)はできた方が得。

私もエクセルはあまり得意ではないので、もっと勉強しておくんだったと後から思いました…。

基本的なメールの操作と文章

パソコン操作の中にも入りますが、意外に多いメール。

一日に何十通と送られてくるので、重要なメールは見落とさないようにしたり、必要なものは返信したり、フォルダに分けて保存したりと、メール管理が私は苦手で大変でした。

メールの送信で特定の相手にメールしなければならない内容を、間違って部署内全員に送ってしまったとか、たまにありました…。

あとは、書類の提出をお願いするのに、どうやったら相手の気にさわらずに早めに提出してもらえるか。とか、文章力が必要です。

電話対応

事務職は電話は多いです。

相手をお待たせしてはいけないと電話は1コールでとりましょう。という会社もあるようですね。

私は電話が苦手でよく失敗もしてました。

以前書いた記事で電話が怖い。ということを書いたのですが、私も電話は苦手な方です。

電話が好きな人、話すことが得意な人は、事務職に向いているかも。

まとめ

一般事務というと、デスクワークが中心ですが、採用された会社によって業務内容は幅広くなっています。

どちらかというと、コミュニケーションをとりながら、みんなのサポートをする仕事ですね。

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