仕事で電話の取り次ぎが苦手!伝言を伝えるときに私がよくやってしまった失敗

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女性のオペレーター

以前書いた記事で電話が怖い。ということを書いたのですが、私も電話は苦手な方です。

自分が担当でわかることならいいんですけど、とくによくわからない専門用語の内容の電話の伝言はつらいですよね。

ちょうどそこに居合わせて電話に出た時、担当の人が外出していて伝言を預かることもあります。

「誰から、何時ごろ、どんな内容、折り返しの電話が必要かいらないか」など、必要事項はメモしておくのですが、そのとき私がよくやってしまった失敗がありました。

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私のよくやってしまった電話の失敗

それは、相手の電話番号を聞き忘れること!

誰からとどんな内容なのかを一生懸命メモして重視しがちで、ついつい相手の電話番号を聞き忘れてしまうんです。

折り返しの電話が必要なのに相手の電話番号を知らなけでば電話できませんよね。

もちろん、「じゃあ。担当の人が帰ってきたら電話下さい。」と言われ、あ!忘れないように電話番号聞かなくちゃと思い出すこともあります。

そんな時に限って、「すみませんが電話番号を教えてもらえますか。」というと、「担当の△さんは電話番号知ってるから大丈夫。」と言われ電話をすぐ切られてしまうことも。

それで担当の△さんがその人の電話番号を知っていればいいのですが、時々「えっ!その人の電話番号知らないよ。」と知らないってこともあって、結局折り返しの電話ができなかった。なんてこともあったりします。

他にも、相手の名前や電話番号の聞き間違え、メモした時の書き間違えもあるので、できるだけ最後に名前や内容、電話番号などを繰り返して確認するようにしています。

電話は慣れと言いますが、私は慣れるまではなかなかいかず今だに苦手です。

テレビ電話などがもっと普及して、直接会話してるように相手の口の動きとか見られたり、モニターに字幕とか出てくれれば、聞き間違いなども少なくなりそうかな~なんて思ったりすることも。

まあ今は、携帯電話があるので伝言ではなく直接担当者本人と話せることが多くはなっていますが、まだまだ電話対応のスキルはとくに事務職の必須事項ですね。

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