電話対応のコツ。電話のとりつぎは○○だけはメモしておこう!

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電話をうける女性

電話に出るのが苦手。

電話のとりつぎ、伝言を伝えるのが苦手。

会社での電話応対が苦手だなと思っている人は多いですよね。

その中でも自分の担当外の電話を取り次ぎ。

上司や担当者がいなかった場合は用件まで伝えるという新たな任務があります。

この場合、最低限、電話の相手の「社名と名前」はメモをしておきましょう。

社名も長い名前だったりしてよくわからない場合もありますが、完璧にあってないくても大体のニュアンスでもいいので、とりあえずメモを。

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電話の取次ぎ

「○○株式会社の△△ですが、□□の件についてSさんと××時にお話しする約束したのですが、Sさんはいらっしゃいますか?」

SさんがいればそのままSさんに電話を取り次げばOK。

「○○株式会社の△△さんからお電話です。」と言えればいいのですが、相手の名前などよく聞き取れなかった場合、最悪「Sさんお電話です。」でもここは仕方ありません。

困るのが、Sさんが席を外していた場合。

伝言を伝えななければなりません。

会社名を聞きとる壁

まずは、会社名を聞きとる壁。

会社名も英語だったたり、長かったり、略語だったり、耳で聞いただけではそのメモも怪しいです。

例えば、ケーキの名前みたいな社名だったとか、海外のどこかの地名っぽい名前の社名だったとか名前のイメージを読み取るだけで精一杯。

「すみませんがもう一度お願いします。」ともう一度社名を言ってもらうのですが、相手の方は自分の会社名なので言うことに慣れていてしまっているので、早口すぎて結局よくわからず…。

何度も社名だけ繰り返し聞いてしまったこともありました。

相手の方もここでつまずくと、もういいやあとでまたかけ直すから。みたいになり、そのまま切られることもありました。

取引先など、いつも電話をかけてくる会社が限定されている場合は、事前に会社名をリストアップし、表にまとめどんな会社なのかなど書いておくと、わかりやすいです!

相手の名前を聞きとる壁

そして、相手の名前を聞きとる壁。

スズキさん、サイトウさん、サトウさん、ヤマグチさん、ワタナベさん。
どこかで聞いたことのある苗字だったらすぐにわかります。

しかし、中には難しいお名前の方もいらっしゃったり、電話の音がわれて聞き取りにくくて名前が例えば「トウゴウ」さんがウの音が聞こえず「トゴ」さんと聞こえ、間違ってメモしてしまうということもあります。

電話の音声が悪い場合は、復唱して「トゴさんからお電話があったと伝えておきます。」と言ってしまっても、相手(トウゴウさん)も電話で聞き取りにくいため、合っていると思い込み、「私はトウゴウですけど」と訂正されなかったりするんですよね。

苗字の方が会社名よりも短い場合が多いので、ここは間違えずにメモしておきたいところ。

用件の最後に名前がわからなければ「もう一度お名前よろしいですか。」と聞き、「○○さんですね。」とこちらから名前を読み上げ復唱し確認しておきましょう。

会社名がちょっと違っていても、苗字で大体は誰からかわかるので、相手の名前だけはしっかりとメモしましょう。

用件をメモする壁

そして、用件をメモする壁。

仕事によっては知らない専門用語が多く、用件をメモするにも大変なことがあります。

他にも、こちらはまったく知らない用件でも、知っているでしょ。という前提で話がはじまり、要件だけ一方的に話されてガチャと電話を切られて…。

何が何だかわかなずメモも取れずに話が終わってた。ということもありました。

用件は、最悪、わからなければ仕方ありません。

電話が誰からあったかだけ伝えればよし。

まとめ

電話に出るのが苦手…と思っていると、ベルがなっただけでドキッとして思った以上に緊張していて頭もパニックになっていますよね。

ここで、「相手に粗相(そそう)があってはいけない。」

「電話の相手の社名も名前も、伝言もすべて間違いなくしっかりメモしないといけない。」

と、みょうに力が入り過ぎると、結局どれもきちんとメモできなかった。なんてことにもなりかねません。

最低限、電話の相手の社名と名前。はメモを。

そして、折り返しの電話ができるように相手の電話番号を教えてもらっておきましょう。

用件は、専門用語でわからなそうなら単語のみ聞き取れたらメモしておこうくらいで、仕事に慣れないうちはわからなくても仕方ありません。

まずは、○○会社の△△さんからお電話がありました。の部分だけメモすることに集中しましょう。

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以前書いた記事で電話が怖い。ということを書いたのですが、私も電話は苦手な方です。
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