仕事の電話応対が苦手な私の職場の電話でやってしまった失敗談

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電話をする女性

仕事の電話応対は大変ですよね。

私もずっと電話応対がイヤでイヤで…、今でも苦手です。

その電話が苦手な原因は、多くの場合、「わからない」ことが原因ですよね。

なので、「慣れ」しかないんだと思いますが、相手の顔も見えない、口元も見えないので聞き取りにくく、耳だけで情報を聞きとるのは結構大変なことなんだな。と思います。

普段の生活では、メールなども利用することで、ずいぶん視覚からの情報を得ることは多く、わかりやすくなったんだなとしみじみ思ったりします。

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仕事の電話での失敗談

会社名や苗字が難しくてメモがとれない

社名も最近はかっこいい英語やフランス語の名前だったり、長い名前の会社も多く、とにかくメモをとるにも頭で文字変換できなくて、わからないのが困ります。

始めて聞く言葉で「ヴェ」とか「ヴィ」とかまったく聞き取れなくて、何度聞いても耳ではわからない…。

あと、相手の名前を聞いても始めて聞く苗字の人や、珍しい苗字の人だと、電話はどうしても音がこもって聞こえるため、聞き間違ってしまうこともありました。

数回聞きかえしてもうこれ以上聞くのは、相手に失礼になるなと思った時は、大体こんな感じの名前っぽかったな。くらいで、その担当の人ならわかるでしょう。と担当者にはあいまいなまま、社名や苗字のメモを残してしまっていました…。

時には、まったく社名が違っていて、苗字も違っていて、折り返しの電話番号も聞き忘れてしまっていた時、たまたま○○関連の会社のという部分までメモしていたため、どうにか相手の方の会社や名前がわかり助かったこともありました。

電話応対は、この聞き取りにくさも苦手だなと思う原因のひとつですよね。

相手の電話番号を聞き忘れた

私が一番よくやってしまった失敗が、取り次ぎで担当者が不在の時、相手の電話番号を聞き忘れること。

会社名や苗字を聞きとるのに一生懸命でメモをとり、ついつい相手の電話番号を聞き忘れてしまうんです。

折り返しこちらからお電話します。と約束してしまっていて、相手の電話番号がわからなければ電話もできません。

それで、なんどか怒られたことがありました。

でも中には、「折り返しお電話致しますので、すみませんが電話番号を教えてもらえますか。」というと、

「担当のBさんはこっちの電話番号知ってるから。」と、そんなこといちいち聞くな。と言うような少しムッとした口調で言われ、電話をすぐ切られてしまうこともあります。

そう言うときに限って、担当のBさんが相手の電話番号を知らなかったりして、なんできちんと電話番号聞かなかったんだ。と、また怒られる原因になったりするんですよね…(涙)

伝言の内容が全く理解できない

電話してくる相手は、自分のことを知っていると思ってかけてくる人も多いですよね。

すると、早口だし、言いたいことだけ言ってガチャっと電話を切ってくる人もいます。

「○○の件、△になって、××がこうなって、□さんにも伝えておいたら、こうなっていたから…。そう担当のAさんに伝えておいて。」と言い残して、ガチャと電話を切られてしまったとき。

いきなりそう言われても???

専門用語や知らない人の名前を次々に出されて、メモするにも何を書いたらいいのかわからない。

しかももう電話が切られていて、折り返しの電話番号も聞くことができなかった…。

結局、こういう時は「○○さんから電話がありました。」とだけしか伝えられず、「伝言を言われていたのですが、すみませんが内容が難しくわかりませんでした。」と報告するしかありませんでした。

電話が遠くて聞き取れない

社内の電話だといいのですが、外線だと電話が遠いのか声が小さく聞き取りにくくて、何度も「すみませんが電話が遠いみたいなのでもう一度お願いします。」と言わなければならない時。

なんとか聞こうとするのですが、ごにょごにょ聞こえるだけでまったくわからず、急にガチャと切られてしまったこともありました。

たぶん、相手からすれば何度も同じことを言わせて!!と思われてしまい、怒って切ってしまったんだと思います。

勧誘の電話だった

自社の関連会社だと思い業者さんからの電話で上司につないだところ、どうやら勧誘の電話だったようで、こういう電話をつなぐな。と怒られたこともありました。

そんなのわからないよ。と内心思いながらも言い返せない辛さ…。

まとめ

電話は、顔が見えない分いいところもあります。

しかし、やはり耳だけの情報では、伝えることが難しい部分もありますよね。

今は、メールが多くなってきたため、難しい会社名や苗字などもメールと電話両方を併用して使うことで、わかりやすくなっている面もありますが、まだまだですよね。

電話応対も慣れてくればなんでもなくなるかもしれませんが、やっぱり苦手だな…。

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